Reorganisatie Technische Dienst Academisch Ziekenhuis Sibiu, Roemenië
PROJECT
Inleiding
Al geruime tijd is de Stichting Werkgroep Urgenta verbonden met het Academisch Ziekenhuis te Sibiu. De contacten zijn dermate intensief dat er sprake is van veel wederzijds vertrouwen en in de loop van de jaren is er dan ook een hechte band ontstaan tussen het ziekenhuis en onze stichting. Het ziekenhuis wordt thans geleid door een wel zeer ambitieuze directie. Zij zijn gestart met het voeren van een modern en vooral op de toekomst gericht management. Daarbij wordt hulp geboden van buitenaf; een aantal medici uit West Europa heeft hun adviserende diensten aangeboden aan het ziekenhuis met als voornaamste doel het herstructureren van de medische staven. Zo ontwikkelt het ziekenhuis zich - in medische zin - langzaam, tot een modern ziekenhuis.
Er blijft echter een categorie achter in deze ontwikkeling. Dat betreft met name de facilitaire diensten van het ziekenhuis, bestaande uit afdelingen als inkoop, algemene dienst en technische dienst. Diensten die van groot belang zijn bij de bedrijfsvoering van het ziekenhuis.
De directie heeft in gesprekken met ons aandacht gevraagd voor deze achterblijvende groep. Ook hiervoor is - zoals bij de medische staven - een adviseur gewenst, zodat ook deze diensten mee veranderen in het proces. Binnen de Stichting Werkgroep Urgenta beschikken wij over iemand die op dit gebied veel ervaring heeft opgedaan in het Academisch Ziekenhuis Utrecht, (UMC). Het gaat om de heer A. van Rijn, één van de bestuursleden van de stichting. De directie van het ziekenhuis heeft hem persoonlijk gevraagd of hij bereid zou zijn dit op zich te nemen en na enige weken bedenktijd heeft hij daar positief op gereageerd. De heer van Rijn heeft echter een dienstverband bij de FNV Bouw als gebouwenbeheerder, en kan niet zomaar drie maanden afwezig zijn. De directie van het ziekenhuis heeft daarom het initiatief genomen om per brief de FNV Bouw te vragen of er mogelijkheden zijn de heer van Rijn drie maanden vrij te maken voor dit project.
Spitalul Judetean Sibiu
Medisch Directeur; Mr. dr. Cotarlä Liviu
Economisch Directeur; Mrs. ec. Burnete Doina
Het ziekenhuis in Sibiu heeft in de jaren negentig de academische status verkregen. Dit betekent veel voor het ziekenhuis en natuurlijk ook voor de stad Sibiu. De ontwikkelingen gaan vrij snel; zo is er een start gemaakt met de bouw van het faculteitsgebouw alwaar de studenten en docenten gezamenlijk worden ondergebracht. De bouw van dit centrum was in volle gang, maar is wegens geldgebrek voorlopig gestopt. Dit betekent extra druk op het ziekenhuis waar nu vele colleges worden geven. Het ziekenhuis telt 1.700 bedden welke zich niet allemaal in het hoofdziekenhuis bevinden. Er zijn in de stad Sibiu een aantal nevenlocaties die door het ziekenhuis beheerd en bemenst wordt.
De ambitie die de directie voor ogen heeft, is zich te ontwikkelen tot een vooraanstaand academisch ziekenhuis in Roemenie. Bekendheid verkrijgen in het buitenland is wel een doel, maar voorlopig nog niet aan de orde.
Na een periode van alleen instandhouding en vele mutaties in het personele bestand is het ziekenhuis - nu mede gesteund door de veranderende politieke situatie in Roemenië - gestart met het verbeteren en wijzigen van de basisprocessen welke noodzakelijk zijn om de kwaliteit en kwantiteit van het ziekenhuis drastisch te verbeteren.
Men merkt in Roemenië en daarmee ook in het ziekenhuis de invloeden van West Europa. De aansluiting en de wil om lid te worden van de Europese Gemeenschap zijn zich sterk aan het ontwikkelen. Er zal echter nog heel erg veel moeten veranderen in Roemenië maar het is een begin.
DOELSTELLING VERBETERINGEN TECHNISCHE DIENST
Inleiding
Zoals al eerder is gezegd zoekt het ziekenhuis naar wegen om de organisatiestructuur en daarmee het management zodanig te wijzigen c.q. waar mogelijk te corrigeren, zodat vooral de bureaucratie en daarmee de trage wijze van vooruitgang verbeterd wordt. Daarbij staat voorop dat het ziekenhuis en de patiënten in het bijzonder hier profijt van moeten hebben.
Er wordt hier aan de medische zijde hard aan gewerkt. Enerzijds door de vele seminars welke artsen bezoeken in het buitenland, anderzijds door het herstructureren van de eigen organisatie, bijgestaan door bevriende artscollega's uit het buitenland. Zo ontstaan, soms, heftige discussies met de directie over veranderingen en/of aankopen die de artsen willen doorvoeren. De directie heeft daar niet altijd direct een antwoord op. Ook deze zit vaak met de handen in het haar doordat de vele regelgevingen vanuit Boekarest niet altijd even helder zijn of zelfs geheel uitblijven. Dit alles heeft te maken met het veranderingsproces waar heel Roemenie mee te maken heeft.
De budgetten, die nog steeds vanuit Boekarest worden voorgeschreven en bepaald, zijn vaak niet toereikend of onvoldoende om een voorstel te bekostigen. Dit hangt vooral samen met het weinig of geen visie hebben voor de langere termijn en daarmee het ontbreken van een budgetteringsysteem.
Technische Dienst
De Technische Dienst bestaat uit meerdere disciplines welke het dagelijks onderhoud aan gebouwen, installaties en inrichtingen verzorgt. Er worden aanpassingen , vernieuwingen en innovatieprojecten in eigen beheer uitgevoerd. Daarbij worden regelmatig aannemers en/of installateurs ingezet om delen van deze projecten uit te voeren.
De Technische Dienst bestaat uit de volgende disciplines:
- Bouwkunde:timmerlieden, loodgieters, metselaars, stoffeerders
- Elektrotechniek: electriciëns
- Werktuigkunde: bankwerkers, cv-monteurs, koeltechnici, klimaattechnici, technici voor medische gassen
- Instrumentele Dienst: instrumentatie- en regeltechnici (mechanica/elektronica)
- Tuindienst: plantsoenmedewerkers
- Staf: Hoofd Technische Dienst, werkvoorbereiders, administratieve medewerkers
De dienst bestaat uit 70 personen die direct onder het hoofd van de Technische Dienst vallen. Er is een continue wachtdienst bestaande uit werktuigbouwkundigen die rond de klok dienst in het ziekenhuis hebben. Zij zijn verantwoordelijk voor het in bedrijf houden van de algemene installaties en medicinale gassen systemen. Bij eventuele storingen kunnen zij deze zelf oplossen ofwel hulp inroepen van technici die geen dienst hebben.
De organisatie van de Technische Dienst is zo ingericht dat alle werkzaamheden direct vanuit de Hoofd Technische Dienst worden aangestuurd. Dit stamt nog uit het verleden toen de hiërachie van bovenaf werd opgelegd.
Gezien de hoeveelheid medewerkers, de grootte van het ziekenhuis alsmede de toenemende technische complexiteit, is dit niet meer te doen (ons inziens was dit in de oude situatie al niet te doen). Het Hoofd Technische Dienst legt verantwoording af aan de economische directeur. De economisch directeur is naast de Technische Dienst verantwoordelijk voor de afdelingen Inkoop, Voedingsdienst, Algemene Dienst, Transportdienst, Bewakingsdienst en de Boekhouding.
Omschrijving doel
De technische dienst moet transparant worden, met korte lijnen en verantwoordelijkenheden op de juiste plaats.
Het ziekenhuis heeft bij monde van de directie gevraagd om de Technische Dienst door te lichten, van deze doorlichting een rapportage te maken en deze voor te leggen aan de directie. Dat alles tezamen met een eerste conclusie en een aanbeveling hoe, op advies van de adviseur, één en ander gewijzigd kan worden in een beter en efficiënter lopende Technische Dienst.
Met de wetgeving vanuit de overheden, gezondheidszorg en de aanwezige beperkte sociale wetgeving welke van toepassing zijn, moet rekening gehouden worden. In alle gevallen dient er overleg gevoerd te worden met de lokale instanties en vertegenwoordigers van de vakbeweging.
Na het vaststellen van de conclusies en aanbevelingen wordt er in gezamenlijk overleg besloten op welke wijze de veranderingen zullen worden ingevoerd. Daarbij wordt ondersteuning gevraagd van de adviseur die de conclusies en aanbevelingen heeft opgesteld. Het Hoofd van de Technische Dienst zal samen met de adviseur voor de invoering zorgdragen.
Elke week worden de vorderingen van de invoering besproken met de directie. Mogelijke knelpunten worden besproken en gezocht zal worden naar een oplossing en aanpassingen.
De invoering zal een langere tijd in beslag nemen dan de geplande drie maanden waarbij de adviseur aanwezig is. Aan het eind van de drie maanden zal door de adviseur een schriftelijke rapportage aan de directie worden overhandigd, waarin de periode van drie maanden wordt geëvalueerd. Mogelijk dat de adviseur nog verdere aanbevelingen in zijn rapportage kan meenemen.
Nazorg wordt door betrokken adviseur zeer op prijs gesteld, liefst middels periodieke bezoeken gedurende komende jaren.
TIJDPAD
Arnold van Rijn is momenteel in Sibiu om dit project ten uitvoer te brengen. Er wordt gedacht aan een periode van drie maanden. Gedurende de invoering en voortgang van het wijzigingsproces zal veel tijd en vooral veel persoonlijk contact met alle betrokken medewerkers nodig is. Men is het niet gewend om aangestuurd te worden en het zal zeker in het begin met argusogen worden bekeken, maar met de inbreng van de adviseur, welke veel aanzien en vertrouwen heeft onder de medewerkers, is de directie van mening dat het project een goede kans van slagen heeft.
KOSTEN
De hamvraag is hoe dit project financiëel gedekt kan worden. De Stichting Werkgroep Urgenta beschikt niet over financiële middelen. De adviseur heeft aangegeven in deze drie maanden niet zonder inkomen te kunnen.
Zaken zoals salariëring, premies ziektekosten, pensioen, vervoer- en verblijfkosten zijn nodig. De Stichting Werkgroep Urgenta heeft het initiatief genomen om bij het NCDO in Amsterdam subsidie aan te vragen. De hoogte van het totale bedrag laat zich moeilijk inschatten en is mede afhankelijk van wat de werkgever, de FNV Bouw, bereid is te doen. Ook het ziekenhuis in Sibiu is bereid, zij het bescheiden, een bijdrage te leveren.
Een inschatting van de kosten is gemaakt: nl. ca. €13.000,-.